Sanal ofis, fiziksel bir çalışma alanı kiralamadan şirketinize resmi iş adresi sağlayan bir hizmettir. Şirketiniz bu adreste kayıtlı olur; vergi levhanızda, ticaret sicil kaydınızda ve faturalarınızda bu adres yer alır. Siz ise işinizi evden, sahadan ya da başka bir şehirden yürütmeye devam edersiniz. Hizmeti sunan işletme, adrese gelen posta, kargo ve tebligatları teslim alır ve size bildirir. Yüz yüze görüşmeniz gerektiğinde aynı adresteki toplantı odasını saatlik olarak kiralarsınız.
Sanal Ofis Ne Demek?
Kelime anlamıyla sanal ofis, var olmayan bir ofis değildir. Adres gerçektir, bina gerçektir, resepsiyon gerçektir. "Sanal" olan, sizin o adreste her gün oturmuyor olmanızdır.
Bu yüzden sanal ofis, kendi işini kurmak isteyen ama henüz ofis kirasına girmek istemeyenler için ilk adım olarak kullanılır. Ev adresini şirket adresi yapmak istemeyen serbest çalışanlar, e-ticaret işletmeleri ve Türkiye'de adres ihtiyacı olan yabancı şirketler bu hizmeti en sık tercih edenlerdir.
Sanal Ofis Hizmeti Neleri Kapsar?
Paketler sağlayıcıya göre değişse de temel sanal ofis hizmetleri hemen her yerde aynıdır:
Vergi levhası ve ticaret sicil kaydında kullanılacak iş adresi
Posta ve kargoların teslim alınması ve size bildirilmesi
Resmi tebligatların teslim alınıp iletilmesi
İhtiyaç halinde saatlik toplantı odası kullanımı
Bazı sağlayıcılar bunlara telefon karşılama, sekreterlik ya da ortak çalışma alanı kullanımı ekler. Paket seçerken neyin fiyata dahil olduğunu, neyin ayrıca ücretlendirildiğini sözleşmede net görmeniz gerekir.
Sanal Ofis Nasıl Kullanılır?
Süreç bir hizmet sözleşmesiyle başlar. Bu sözleşme, adresi kullanma hakkınızı belgeler. Şirket kuruluşu aşamasındaysanız bu adresi kuruluş evraklarında, mevcut şirketinizi taşıyorsanız adres değişikliği başvurusunda bildirirsiniz.
İşe başlama bildiriminin ardından beyan edilen adreste vergi dairesi yoklaması yapılır. Memur adrese gelir, sözleşmeyi ve işletmenin bu adreste kayıtlı olduğunu gösteren yönlendirmeyi kontrol eder. Yoklama tamamlandıktan sonra vergi levhanız sanal ofis adresiyle düzenlenir.
Bu noktadan sonra adrese gelen her şey sağlayıcı tarafından teslim alınır. İyi bir sağlayıcı, gelen evrakı aynı gün size bildirir. Tebligatlarda süre çoğu zaman teslim tarihinden işlemeye başladığı için bu bildirimin hızı önemlidir.
Sanal Ofisin Avantajları ve Dezavantajları
En belirgin avantaj maliyettir. Klasik bir ofiste kira, aidat, elektrik, su, internet ve mal sahibi şahıssa kira stopajı ayrı ayrı ödenir. Sanal ofiste bunların yerine tek bir aylık hizmet bedeli ödenir ve bu bedel faturalı olduğu için gider olarak yazılabilir. Kurulum da hızlıdır: tadilat, mobilya ya da abonelik işlemi beklemeden adres aynı gün kullanılabilir. Ev adresinizi korumanız da bir avantajdır. Şirket adresi ticaret sicilinde ve faturalarda herkese açık görünür; sanal ofisle ev adresiniz bu kayıtlara girmez.
Dezavantajlar da bilinmeli:
Her gün çalışabileceğiniz bir masanız yoktur. Düzenli fiziksel çalışma alanına ihtiyacınız varsa hazır ofis daha uygundur.
Fiziksel işyeri gerektiren faaliyetler sanal ofis adresiyle yürütülemez. İmalat, depolama, perakende mağaza ve ruhsat gerektiren hizmetler bunlara örnektir.
Tebligat ve evrak takibi tamamen sağlayıcının düzenine bağlıdır. Gelen bir tebligatın size geç bildirilmesi, süre kaçırmanıza yol açabilir.
Müşteriniz habersiz adrese geldiğinde sizi bulamaz. Görüşmeleri randevuyla planlamanız gerekir.
Hazır Ofis ve Sanal Ofis Arasındaki Farklar Nelerdir?
İkisi sık karıştırılır ama farklı ihtiyaçlara cevap verir. Sanal ofiste yalnızca adres ve adrese bağlı hizmetler vardır; çalışma alanı yoktur. Hazır ofiste ise mobilyalı, interneti bağlanmış ve kullanıma hazır bir oda kiralarsınız; adres de bu odaya aittir.
Sanal ofis, işini başka bir yerden yürüten ve yalnızca resmi adrese ihtiyaç duyanlar içindir. Hazır ofis ise ekibiyle her gün bir yerde çalışması gereken ama uzun vadeli kira sözleşmesine girmek istemeyen işletmeler içindir. Birçok işletme sanal ofisle başlar, ekip büyüdükçe hazır ofis seçeneğine geçer.
Sanal Ofis Sözleşmesi Hakkında Bilinmesi Gerekenler
Sözleşmeyi imzalamadan önce şu konuların yazılı olarak yer aldığından emin olun:
Adresin vergi levhası ve ticaret sicil kaydında kullanılabileceği
Hangi hizmetlerin aylık bedele dahil olduğu
Posta, kargo ve tebligatların nasıl ve ne kadar sürede bildirileceği
Toplantı odası kullanımının koşulları ve ücreti
Sözleşmenin süresi, yenilenmesi ve fesih koşulları
Sözleşme sona erdiğinde adres de sizin için sona erer. Bu durumda yeni adresinizi ticaret siciline tescil ettirmeniz ve vergi dairesine bildirmeniz gerekir. Bunu yapmazsanız tebligatlar artık kullanmadığınız adrese gitmeye devam eder ve yoklamada işyeriniz bulunamaz. Ayrılırken adres değişikliğini sözleşme bitmeden tamamlamak en güvenli yoldur.
